仕事が早い人の特徴をピックアップ【会社から早く帰れる方法】

仕事が早い人の特徴の図

こんにちは、ひろすです。

会社勤めしていると仕事の早い人っていますよね。

サボっているように見えて、しっかりタスクは終わらせてる。

そこにどんな秘密があるのか教えてもらいたくなります。

今回は私が会社員を20年近く務めて気付いた仕事の早い人の特徴を説明します。

結論からいうと無駄なことをしない人が仕事の早い人です。

どうやって無駄をなくしているのか?

本記事の内容を意識すればだれでも仕事が早く終わらせられるようになります。

ぜひ最後まで読んでみてください。

仕事が早い人は優先順位をつけるのがうまい

優先順位の図

仕事が早い人の特徴としてほぼ必ず出てくる特徴です。

優先順位のつけ方がうまいので、あわてずそつなくこなせる印象を受けます。

仕事の優先順位はこんな順番が一般的かと思います。

1.重要で緊急の仕事

期日が迫った重要な会議やお客さんとの約束。トラブルやクレームの対応。

2.重要ではない緊急の仕事

緊急を要する連絡対応や通常業務の中で発生するトラブルの対応。

3.重要だけど緊急でない仕事

日時に余裕がある重要な仕事やお客さんとの約束、小口会計の処理やタスク、ノルマ管理など。

優先順位が被った時の処理に悩まない

問題は重要で緊急の仕事が重なったとき。

こんなことにならないように優先順位つけていたけど、どうにもならない時もあります。

例えばお客さんのクレームで明日の朝までに回答が2つも3つも重なった時など。

でもどんな処理をすればよいか迷っている時間が無駄なのでとるべき選択は2つ。

1.断る

どうしてもできないこともあるので、断るか日時に余裕をもらうといった調整をします。

2.上司、同僚に協力を仰ぐ

どうしてもやらなければならない状況なら、上司、同僚に相談して協力を仰ぐことも重要。

忙しい時は猫の手も借りる。

上司といえど、あごで使う勢いです。

仕事量を調整する

なんでも仕事を引き受けない。

優先順位を意識して断るべき仕事は断るといった意志を持つのも必要

むやみに断りすぎるとダメな人認定されてしまいますが、緊急性と重要性を常に意識していれば本当に今必要な仕事なのか判断つくようになってきます。

仕事が早い人は同時にいくつもの仕事を並行して処理をしない

マルチタスクの悪い例

複数の仕事を並行してやらないように調整している特徴があります。

パソコンならマルチタスクが普通なのに、少しアナログなイメージです。

これは複数の人と同時にちがう話題の会話をするのが難しいのとおなじだからです。

できないわけではないけど、あわただしくて集中しにくい。

違う案件を同時並行で作業をすると無駄に忙しく感じてしまいストレスも半端ないです。

またストレスだけでなく思考を切り替えるという作業が無駄そのもの。

一つの処理が片付いてから、次の処理を始めるということを徹底します。

マルチタスクではなくシングルタスクを意識するとストレスがかなり減り、仕事がはかどることに気付けます。

仕事が早い人は仕事が完了するまでの段取りを決めてから動く

期限までに余裕をもって終わらせるという視点ももっています。

ゴールから逆算して段取りを組んでから動いているのも仕事が早い人の特徴です。

そんな人が段取りで迷わないようにWordやテキストでテンプレを作っているのは見たことがないでしょうか。

思考や動きの無駄をなくす手段として有効です。

ちなみに仕事の早い人に自分が作成した仕事のテンプレ集を見せると喜ぶ人多め。

お返しにその人の仕事のテンプレを見せてくれることもあるかと思います。

仕事が早い人はやらなければならないことを後回しにしない

作業をめんどくさがらず、やらなければならないことを後回しにしない特徴があります。

サボる時も仕事を終わらせてからサボるのでやり残したことを指摘されることもありません。

仕事が早い人は仕事のミスが少ない 

ミスが少ないのは仕事が早い人の特徴です。

ミスが少ないので、リカバリにあてる時間が不要

とはいえ、どこでミスするかわからないのが仕事の難しいところ。

ここに関しては経験を積むしかないかもしれません。

人のミスを自分のミスとして学習できるかといったところも重要ですね。

ミスしてもモチベーションが下がらない

ミスを引きずらないのでモチベーションの低下が仕事の早さに影響を与えません。

また、同じミスをしない改善策に頭を使っているのでポジティブな印象です。

仕事が早い人は無駄に動かない、歩かない

万歩計で測る

あまり動かない、歩かないのも仕事が早い人の特徴です。

移動にはほぼ生産性がないので、極力動かないことを意識している。

歩数を増やさず、常に最短距離で移動。

動くときは何度も往復しなくていいように必要な物を事前に確認してから動くといった具合。

そして出張は極力拒否する。

移動せずに終わらせる調整をしています。

もっともこれは、仕事の内容にもよるかもしれませんね。

仕事が早い人は依頼、指示するのがうまい

人に依頼をするのも上手な人も特徴です。

人の力を借りることができると確実に仕事が早く終わります。

やってもらいたいことの内容を説明し、手順も明確にしてだれでもできるようにして依頼をしています。

しかし、人に仕事を依頼するのは注意が必要。

依頼が下手で嫌がられるパターンは、ゴールと期限だけ説明して具体的な方法や手順を任せるパターンです。

依頼を受けた側が方法や手順を調べたり、判断をしなければならなくなります。

ポジションパワーがあるなら成立しますが、同僚や後輩相手だと確実にケムたい人になること間違いありません。

長期的に見ると確実に効率が低下しますので注意が必要です。

仕事が早い人は整理整頓がうまい

整理整頓の図

探す時間を徹底的に排除している傾向にあります。

「トヨタの5S」でも有名ですが、物を探すことは無駄であるという意識です。

整理整頓はまとめておくというだけではだめ

いらないもの使わないものは目に入らないようにします。

とにかく捨てる、見えないようにすることに全力です。

PC内も見やすく工夫

現在進行中のタスク以外目につかないようにします。

例えば、ファイル名称は違っても内容が一緒のファイルを保存していることはないでしょうか。

調べる時に判断が必要になりますので削除です。

いらない、使わない資料は目に入っただけで思考を中断させます。削除です。

履歴の古いファイル。即削除。

重要な資料、メールは会社内のデータベースに保存。そしてデスクトップからは削除。

仕事を早くするには極力決断しない、判断しない

決断の図

仕事が早い人の特徴でよく言われるのは、決断、判断が早い人。

しかし、当たり前のこの一言だけでは少し足りない。

なぜなら判断や決断が求められている時は早さだけでなく正確性も必要だからです。

判断や決断を早くするには、経験や知識によりその結果が予測できるか、理解してないとできない

経験や知識が不足している状態では、判断や決断が間にはさまると確実に作業効率が下がります。

どちらを選ぶのが正しいかな?

どうすればいいんだろう?

これでは確実に手は止まるし、比較をするので調べなければならない。

サイコロで決断をしてしまうと大きなミスが発生することもあり、効率が悪くなります。

経験が少ない時は上司や知っている人に聞いて自分で判断、決断をしないようにすることも重要です。

まとめ

会社員をしてきて感じた仕事の早い人の特徴をまとめてみました。

一つだけでも実践してみたら違いを感じる事があるかと思います。

優先順位の意識、シングルタスクを意識するなどは実践すると即効性があることに気付けますよ。

本記事に関連する一冊の本をご紹介します。

「エッセンシャル思考」グレッグ・マキューン著です。

優先順位の意識、仕事を断ることで重要な仕事に集中することの重要性など、仕事を早く終わらせるための手段が豊富なエピソードとともに記述されています。

会社員で仕事の多さに忙殺されてそれどころでない、どうしていいかわからずモヤモヤしているなら、ほんの少しだけでいいので本書を読んでみてください。

そのモヤモヤに言葉と理屈と手段を与えてくれます。

私ももっと早くこの本に出会えていたら、悩んだり試行錯誤する機会も減っていただろうと悔やむ一冊です。

以上「仕事が早い人の特徴をピックアップ【会社から早く帰れる方法】」でした。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

参考になれば幸いです。

では、また。

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