会社の仕事が予定通りに進まない時に立て直す方法

仕事が予定通りに進まないの図

こんにちは、ひろすです。

仕事が予定通りに進まなくて困ることってありますよね。

気づいたら詰め込んでしまって、ぜんぜん計画通りに仕事が終わらない。

明日までが期限なのに終わってなくてヤバイと焦ったり。

会社員を長年やっていましたので、このようなことで悩んだこともありました。

でもこの悩み、仕事の受け方や見直しで解消できます。

仕事が予定通り進まない理由と立て直す方法を説明します。

是非最後まで読んでみてください。

仕事が予定通り進まない理由と立て直す方法

仕事の計画を書き出す

仕事が予定通り進まない理由がわかれば、立て直す方法もわかってきます。

順番に説明してきます。

仕事を詰め込みすぎる

自分の処理できる量をこえているのに、仕事の依頼を受けてしまう場合。

処理しきれず期限が来てしまったり、期限が来ていることすら忘れていたり。

これは自分の抱えている仕事量が把握できていない時や考えている余裕がない(と思い込んでいる)時にありがちです。

そんなことが発生してしまった時は一旦作業の手を止めて、今優先しなければならない仕事、重要な仕事を書き出してみるのが効果的です。

一度冷静になって抱えている仕事を全部見直してみるとその後の仕事の管理が楽になります。

自分の状況が把握できれば、スケジュールも再調整できるし依頼を断る時も説明もしやすくなるからです。

まずは、いったん手を止めて状況の把握をしましょう。

イレギュラー発生が想定されていない

イレギュラーで仕事が進まない図

そもそも計画は予定通り進まないことが多いものです。

それは割り込んでくる想定外の仕事や、パソコンが壊れるなどのトラブルが発生することもあるからです。

なので、依頼を受ける時点で期限と自分が作業する目途の予定期間を設けておきます。

仕事が予定どおりに進まず、期限ギリギリになってスケジュールの再調整をお願いしたり、周囲に助けを求めても完了できない状況が発生するのは、この予定期間を設けず作業をしていることが多い。

例えば10日以内に提出の期限があれば、5日の予定期間を軸に作業を進めていきます。

予定期間を過ぎて終わらなければ、優先順位を見直す、協力を仰ぐ、残業ごり押しの力業で何とかします。

期限に余裕を持たせすぎる

今度は期限に余裕がありすぎるとギリギリまでやらないといったこともあります。

3ヶ月の猶予があると、2ヶ月すぎるまで作業しない。

その結果、期限ギリギリになって思い出す。

受けた話はすぐ着手してスケジュールやタスクの進捗チェックに組み込んでおくことを忘れないです。

後回しにしてしまう

タスクとして組み込んでみたものの、作業量の多さでやる気がなくなってしまう時にありがちです。

こんな時はめんどくさく感じても、その仕事を単純作業になるまで分解しつつ進めていきます。

少しずつでも進める気持ちではじめると惰性で作業できることはよくあります。

タスクを見直しつつ、やる気やモチベーションの影響を受けないように習慣にしていきます。

仕事を並列に進めてしまう

メールを見つつwebのニュースを見つつ目の前の仕事も進めるなど、パソコンがあると作業を同時にこなしがちです。

また、作業中に別の作業が脳裏に浮かんでしまい平行して作業をはじめてみたり。

マルチタスクは一つ一つの仕事のスピードを遅くします。

そんな時はいくつも同時にこなすより、一つの作業だけに絞った方がよいです。

なにより中断した作業を再開する時のストレスがありません。

驚くほど効率よく短い時間で一つの作業が進むことを感じることができるかと思います。

定期的に進捗の確認ができない

仕事の進捗のチェック

期限を忘れることを防いだり、今の仕事量の把握には進捗を定期的にチェックすることで防げます。

タスクの書き出しと合わせて、出勤直後や退社時にチェックして習慣化するとオススメです。 

上司の承認の遅れなど自分作業以外の理由

上司の許可がいるのに許可がおりない、承認の要請すら見てもくれない場合。

他部署に依頼をしているけど、回答がなかなか来ない場合など。

こんな自分の裁量ではどうにもならない時は焦ってしまいます。

お願いや進捗のフォローをするだけでも、わずらわしい作業になってしまいますしね。

こんな時は、依頼をするとき優先してでも動かなければならない理由を付け加えます。

例えばクレームへの発展の可能性を説明するなど、他のめんどうな依頼が発生する可能性を示して作業を促します。

「期限のない仕事は無い」のと同じく、「理由のない依頼」はありませんので理由を作ってでも促していきます。

それでも予定が進まない時は、最終手段でさらに上の人に相談となります。

まとめ

仕事が予定通りに進まない理由は、自分の作業の進め方に問題があることが多いです。

仕事を詰め込みすぎて整理できず、優先順位や重要な仕事の区別ができていないことが理由であったり、期限までの作業見通しが甘かったりといった理由です。

仕事を書き出してみるだけでも冷静に状況が把握できるようになります。

また異なる仕事を並行して作業しているのであれば、一つの作業だけに絞って集中させると効率よく終わり予定を圧迫しにくくなるかと思います。

上司の許可や他部署への依頼などは、その依頼の優先すべき理由も付け加えて依頼するとスムーズに進みやすくなります。

以上、「会社の仕事が予定通りに進まない時に立て直す方法」でした。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

では、また。

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