会社で仕事を断る時は3つのポイントを意識すると楽

ノーの図

こんにちは、ひろすです。

必要以上に仕事を引き受けたくないけど、仕事の断り方って難しい。

そう考える事はないでしょうか。

仕事を早く終わらせて帰りたいなら、仕事の断り方も重要な要素。

穏便に事を荒立てず仕事を断る方法について20年程度の会社員の経験を元にまとめてみました。

仕事を断るのが苦手ということでしたら、断り方を心得ておくとよいですよ。

ポイントは3つですので是非読んでみてください。

仕事を断る時の3つのポイント

仕事を断る図

仕事を断る時のポイントは3つしかありません。

日頃からまじめに仕事に取り組んでいればこの3つを押さえることで、たいていは穏便に事を荒立てず仕事が断れます

そして断られてもたいていの人は理解してくれます。

まずは感謝と謝罪をする

期待して依頼をしてきてくれる人の期待に応えられないので、まずは感謝とお詫びです。

「せっかくの話ですが、もうしわけありません。」

「ご期待にそえず申し訳ないですが・・・。 」

仕事を引き受ける事が出来ない理由と意志表示

「今の別の仕事を抱えていて、そちらに力を入れているので引き受けることができません。」

ここで理由と強く断る意志表示をします。

余裕があればできるかも・・・なんて頭で考えていると押し切られてしまいます。

結局自分の首を絞めてしまいますのでしっかりと意思表示をします。

日時の調整や代替案を提示する

ここがかなり重要。

ただやりたくないだけをアピールしてしまうと印象だけ悪くなってしまいます。

日時の調整や代替案を提案すれば、依頼を受ける気持ちがあることを意思表示できます。

相手の印象が悪くなることも抑えられます。

「立て込んでいる仕事が終わり次第着手可能になります。それまで猶予をいただければ対応可能です。」とか。

「誰々は手が空いてないでしょうか?声をかけてみては?」など。

日時を調整する時の注意点は、余裕をもって伝えるべし

日時の見込みが甘いと今抱えている仕事が約束日時までに終わらず、また依頼を断る流れになってしまいます。

時間の見積もりについて、「エッセンシャル思考」の著者でグレッグ・マキューン氏はこんな提案をしています。

自分が見積もった時間をつねに1.5倍に増やして締切を設定する。

実際には数回した対応したことのない仕事なのに、以前かけた時間より短い時間で完了できると錯覚することがあります。

そんな傾向に気が付いたら、あえて見積もり時間に1.5倍かけて伝えてみることをおすすめします。

例外:親しい間柄なら適当に断る

親しい間柄なら「無理!」の一言で片づけましょう。

そのかわり、こちらの依頼も同じ返しが来てしまいますが。

仕事を断れない理由とその対策

悩む図

なかなか仕事は断れない。

そんな時はこんなことを考えてないでしょうか。

仕事を断るとダメというレッテルを貼られてしまうのでは?という恐れ

そのような恐れからなんでも仕事を引き受けてしまうことはありがちです。

でも同時に抱え込んだことで一つ一つが中途半端になってしまい、どちらにせよダメのレッテルを貼られてしまうことがあります。

よいクオリティで仕事をこなす為、断るときはしっかり断り自分主体でコントロールしていく事が結局良い結果につながります。

優しさがアダとなる

相手がどんな気持ちになるだろうとか、怒り出したらどうしようとか考えてしまうことないでしょうか。

すでにたくさんの仕事をかかえていたのに、優先順位をズラせばなんとかなるかもと考えて気安く引き受けてしまう。

結局、終わらせるために必要な情報を十分調べることができず、仕事のクオリティも低くて完了しない。

解決策は、断り慣れないうちはあえて相手の顔色を見ないこと

相手の気持ちを考えて仕事の依頼を受けても、うまくいかなければ相手の期待を裏切ってしまいます。

依頼を受ける時点でしっかり断っておけば、依頼する側も別の手段を検討できて時間を失わずに済んだはず。

つまるところ、仕事を断る時は必要以上に相手の顔色を見ないことがお互いにとって有益なんですよね。

仕事を断ることも優しさの一つと心がけましょう。

上司からの依頼は断りにくい

「できません!」と感情をこめて言っても、「やれ!」と感情こめて言われてしまいます。

でも会社員の共通用語【ほうれんそう】を利用すれば、上司とは必要以上にケンカする必要はありません。

「せっかくのご指示ではあるのですが、今こんな仕事をこなしていて手が離せません。

私の実力では時間がかかりそうなのでとても引き受ける余裕がありません。

今の抱えているこの仕事もどうすれば効率よく終わらせられるでしょうか?」

しっかり状況の報告と相談を入れます。

上司も考えざるを得ないので、別の人に話を振るかもしれませんし、今の状況を効率よく終わらせるためのアドバイスをしてくるかもしれません。

その時は上司の意見を素直に聞き入れて対応すれば、お互いに良い関係で仕事を進めることができますよ。

仕事で評価されることを期待してなんでも引き受けてしまう

会社では利益に貢献できる重要な仕事をこなした数が評価につながります。

重要なのは「重要な仕事」を選こと

なんでも引き受けてしまうと重要でない仕事が足を引っ張り重要な仕事がこなせなくなってしまいます。

結果、評価にもつながりにくくなりますので重要でない仕事は「断る」という選択肢を排除しないようにしましょう。

仕事を断れない状況が続くなら環境を変えることも検討

環境を変える図

どうしても非協力的で仕事を断らせない上司や、何を言っても話にならず自分の主張を押し付けてくる同僚などに苦しめられることありますよね。

話にならないので、理由を説明する必要もなくきっぱりと「お断りします」というだけで済む場合があります。

もっとも、そんな環境にいるなら環境を変えるという手段も検討してみたほうがいいです。

異動願いや職種の変更を人事面談、評価面談のたびに積極的に相談してみましょう。

その時は口頭だけでなく、文章としても記録を残すことが重要。

口頭ではその場だけのやり取りで終わってしまいますが、社内データベースやメールなどを利用すれば主張を文章で記録することができる為です。

その記録が人事権のある人の目に留まれば環境の変更がしやすくなります。

それでも、変わらないなら転職などを検討します。

まとめ

仕事を断る為の3つのポイントについて説明しました。

まずは、感謝と謝罪。

断る理由の説明と意志表示。

日時の調整と代替案の提示。

この流れで話をすれば、トラブルになることは少ないです。

人の仕事を断るのは自分の仕事のコントロールに必須なこと。

だれも自分の身を守ってくれるわけではありません

会社員は自分こそが資本なので、最大の効果が出せるよう上手に仕事を調整していきたいですね。

仕事を上手にコントロールしていく方法についても記事にしています。ぜひこちらも参考にしてください。

仕事が早い人の特徴をピックアップ【会社から早く帰れる方法】

以上、「会社で仕事を断る時は3つのポイントを意識すると楽」でした。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

参考になれば幸いです。

では、また。

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