ミスが増えて初めて気がつく仕事のキャパオーバー 注意点と対処方法

忙しい図

こんにちは、ひろすです。

こなしてもこなしても、仕事が減っていかない。

休憩返上して作業しているのに何かおかしい。

そんな時は仕事がキャパオーバーしているかもしれません。

怖いのは普段しないようなミスをして怒られるまでキャパオーバーに気が付かない時があること。

そんな状況の説明とおちいった時の対処方法をご説明します。

もし今そのような状況になっているなら大きな失敗になる前に対策できて、いい仕事を安定して続けていけるようになりますよ。

仕事がキャパオーバーしてしまった時に陥りやすい状態

陥りやすい状態の図

キャパオーバーした時はこんな状況になっているかと思います。

  •  期限までに重要な仕事をこなせない
  •  重要な仕事を忘れていても気付かない
  •  お客様との約束も忘れる
  •  助けを求めたいけど依頼する時間がもったいない
  •  仕事が終わらないのに増えていく

失敗するまでキャパオーバーに気が付かない可能性

仕事に追われて冷静な思考ができなくなる。

普段しないようなミスが増えて、リカバリでまた仕事が増えるという悪循環です。

嫌なのは失敗をして怒られるまで、キャパオーバーしていることに気が付かないことがあるという点。

そして懸命に取り組んでいるのに仕事がいやになる。

辞めたいとなってしまいます。

仕事がキャパオーバーした時の対処方法

解決策

仕事がキャパオーバーしてしまった時の対処方法について順番に説明します。

今抱えている仕事をすべて書き出す

今抱えている仕事をすべて書き出していきます。

この作業を始めた時はすでに、いっぱいいっぱいになっている状況なので取りこぼしが発生することもあるかもしれません。

でも、まったく見直しを始めない時より格段に状況把握ができ冷静になれます

いったん目の前の作業の手を止めて(これが一番むずかしく苦痛に感じるかも)、メール、データベース、日報、メモ書きに目を通し自分の仕事をすべて書き出していきます。

書き出す時はこんな点だけで充分。

  • 簡単な内容のまとめ
  • 誰からの依頼か
  • 期限
  • 簡単な進捗状況メモ

むしろこれ以上の情報を洗い出そうとするとその作業自体がしんどくなってくるはず。

毎日勤務についた時やスキマを見つけて書き出す作業を繰り返していきます。

excelや専用ツールがあれば見やすくてわかりやすいかもしれませんが、手書きのノートもいいですよ。

手書きのノートならパソコン前に座らなくても、いつでもどこでも書き出せます。

最初は時間がかかりますが、一度整理してしまえばその後の更新自体は楽になります。

今一番やるべきことは何かを認識する

抱えている仕事の内容と状況を書き出していれば、ある程度冷静に状況が見れる状態に整理されているはずです。

タスクを見える化して把握できているので、今一番やるべきことがわかります。

期限の迫ったもの、誰からの依頼を元に重要で優先順位の高い仕事を進めていきます。

その後の仕事自体もスムーズに遂行できるようになってきます。

優先順位のつけ方については関連記事がありますので、ぜひこちらも参照してみてください。

仕事が早い人の特徴をピックアップ【会社から早く帰れる方法】

上司に相談して協力を仰ぐ

タスクを見える化して把握しているので、無理そうなものは上司に相談して協力を仰ぎます。

仕事を引き受けてくれるかもしれませんし、それ以上に仕事を振らないように調整してくれるかもしれません。

自分のタスクと状況を把握した上で報告と相談をすれば、それ以上に悪い状況になることはありません。

簡単に振れる単純作業は手伝ってもらう

同僚や後輩に状況を説明して協力を仰ぎます。

自分ひとりで抱え込むより、人にお願いする方が早く終わるという利点があります。

慣れない後輩がいれば、仕事を振ることで後輩の経験も増え職場全体のスキル底上げにもつながります。

専門の資格や技術が必要な場合を除き、会社組織では自分にしかできない仕事は無いと認識して仕事を振っていきましょう。

職場全体がキャパオーバーしている場合

つなげるの図

仕事を振ろうにも全員がキャパオーバーしている状況であれば人手不足でしょう。

上司経由で人事に改善の提案がよいのですが、なかなか改善しにくいかもしれません。

人手不足を解消する一番手っ取り早い方法は他より高い給料で募集することですが、なぜか人が足らないのを嘆いても給料は据え置きか下げて募集していたり・・・。

人が募集できないならせめて人手がかからないように業務改善すべきなのですが、使うにも熟練の技が必要でメンテナンス維持費も高額になりがちな古い社内システムをそのまま使い続けていたり・・・。

そんな会社であれば人手不足が改善されることはほぼないので、転職も視野に入れた方がよいかもしれません。

仕事がキャパオーバーした状態で労働が続けば、ストレスと疲労で心や体を壊すのも時間の問題だからです。

結局自分にとって損になってしまいます。

改善の状況を要請しつつ転職活動を始めていきます。

転職サイトに応募、転職エージェントに相談する分にはタダですし、情報を集めつつ自分の市場価値はかれば視野も広がってきます。

少しずつ進めるのが良いかと思います。

転職サイトのリクナビNEXTは経歴の登録さえしておけば、スカウト待ちすることができるのが強みです。

スカウトを待っている時点では2点の理由から匿名性を保つことができ、今の職場内に転職活動の情報が広がることはまずありません。

  • 自分のレジュメを今の会社、関連企業など特定企業を選んで非公開にできる
  • 現在の勤め先を非公開にすることができる

登録も5分で完了できて自分から積極的に動かなくても転職活動ができるリクナビNEXTです。

スカウトがくれば自信になりますし、今の職場にこだわる必要もなくなるので気持ちが楽になります。

もちろん、そのまま今の職場に勤め続けるという選択もできます。

自分で選択肢をコントロールできる強みと安心感を作り出すことができますよ。

まとめ

仕事がキャパオーバーしている時はなかなか自分で気が付けないことが多いです。

ミスをして怒られた時点で初めて気が付くことがあります。

仕事がキャパオーバーしている時の一番の対策は、いったん手を止めて抱えている仕事を洗い出すこと。

その上で優先順位、重要性を確認して順番に作業していくことになります。

その際は上司に相談、同僚に仕事をお願いしていくことも重要です。

そして仕事がキャパオーバーしないようタスク管理をしていけば、ずっといい仕事を安定して続けていけるようになれるでしょう。

以上、「ミスが増えて初めて気がつく仕事のキャパオーバー 注意点と対処方法」でした。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

参考になれば幸いです。

では、また。

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